Dijital davetiye nasıl hazırlanır?

"Dijital davetiye" denince aslında dört farklı biçim kastediliyor. Hepsi aynı işi görür ama misafirin telefonunda farklı davranır. Hangisini seçeceğiniz, misafirlerinizin yaşına, düğünün havasına ve ne kadar bilgi vermek istediğinize bağlıdır.

Pratikte en çok işe yarayan birleşim şudur: davetiyenin dikey bir görselini gönderip altına kısa bir kişisel mesaj, konum bağlantısı ve katılım bildirimi için son tarih yazmak. Böylece misafir görseli bir bakışta görür, ayrıntılara da tek dokunuşla ulaşır.

Dijital davetiyede de basılı davetiyedeki temel bilgiler eksiksiz olmalı. Fark şu: telefonda misafir bu bilgilere tıklayabilmeli ya da kopyalayabilmeli. Gönderiden önce aşağıdaki listeyi tek tek kontrol edin.

• Çiftin adları ve davet eden aileler. Klasik davetiyelerde ailelerin adları, modern davetiyelerde çoğunlukla yalnızca çiftin adları yer alır.
• Tarih ve gün adı. "14 Haziran Cumartesi" gibi gün adıyla yazmak karışıklığı önler.
• Saatler. Nikâh, yemek ve eğlence ayrı saatlerdeyse her birini ayrı yazın; misafirin hangi saatte gelmesi gerektiği açık olsun.
• Mekânın tam adı ve açık adresi. Ayrıca mesajın içine bir harita konum bağlantısı ekleyin.
• Katılım bildirimi (LCV) için telefon numarası ya da form bağlantısı ve son yanıt tarihi.
• Varsa özel notlar: kıyafet önerisi, çocukların davetli olup olmadığı, otopark ya da servis bilgisi, kına veya nişan gibi ayrı davetlerin tarihi.

Davetiyenin altına yazılacak bilgilerin sırası ve örnek bir alt satır için düğün davetiyesi altına ne yazılır bölümüne bakabilirsiniz. Söz seçimi de orada: klasik, modern, kısa ve dualı örnekler aynı yazıda.

1. Misafir listesini çıkarın ve her kişinin yanına davetiyeyi nasıl alacağını yazın: elden basılı, dijital ya da ikisi birden. Telefon numarası eksik olanları şimdiden tamamlayın.
2. Biçimi seçin. Basılı davetiye yaptırıyorsanız matbaadan tasarımın dijital dosyasını isteyin; aynı tasarımı dijitalde kullanmak iki davetiyenin birbirini tutmasını sağlar. Yalnızca dijital davetiye kullanacaksanız şablon sunan bir tasarım aracıyla ya da bir tasarımcıyla çalışabilirsiniz.
3. Ölçüyü telefon ekranına göre ayarlayın. Dikey bir tasarım, mesajlaşma uygulamasında ekranı doldurur ve yakınlaştırmadan okunur. Yatay ya da kare basılı tasarımı olduğu gibi göndermek yerine dijital için dikey bir sürüm hazırlayın.
4. Yazıları okunur kılın. Süslü el yazısı fontu yalnızca adlarda kullanın; tarih, saat ve adres sade bir yazıyla ve yeterince büyük olsun. Açık renk zeminde açık renk yazı, telefonda güneş altında kaybolur.
5. Dosyayı hafif tutun. Çok büyük bir görsel ya da video, mobil veriyle yavaş açılır ve bazı uygulamalarda sıkıştırılarak bulanıklaşır.
6. Mesaj metnini yazın: kişiye hitap, iki üç cümlelik davet, tarih ve saat, konum bağlantısı ve LCV son tarihi. Görseldeki bilgileri mesajda da tekrarlayın.
7. Önce kendinize ve bir yakınınıza gönderip deneyin. Görsel nasıl görünüyor, bağlantı açılıyor mu, konum doğru yeri gösteriyor mu? Bir de yaşı büyük bir aile üyesine göstermek, okunurluğu test etmenin en kolay yoludur.

Dijital davetiyeyi basılı davetiyeyle aynı dönemde göndermek en doğrusudur. Misafirlerin bir kısmı davetiyeyi elden, bir kısmı telefonda alıyorsa ikisi arasında uzun bir boşluk olmamalı; aksi hâlde "bize neden haber verilmedi" kırgınlıkları başlar.

• Şehir dışından ya da yurt dışından gelecek misafirlere daha erken haber verin; yol ve konaklama planı yapmaları gerekir. Davetiye hazır değilse önce kısa bir "tarihi ayırın" mesajı gönderebilirsiniz.
• Şehir içindeki misafirler için düğünden birkaç hafta önce gönderilen davetiye çoğu zaman yeterlidir. Çok erken gönderilen davetiye unutulur, çok geç gönderilen ise misafirin başka planıyla çakışır.
• Düğünden birkaç gün önce kısa bir hatırlatma mesajı atın: saat, konum ve varsa otopark bilgisi. Hatırlatma, LCV'ye yanıt vermeyenleri yakalamanın da en kolay yoludur.
• Düğün haftası sonu gibi yoğun dönemlerde misafirlerinizin başka davetleri de olabilir; erken haber vermek size öncelik kazandırır.

Dijital davetiye hızlı ve ekonomiktir ama her misafir için yeterli olmayabilir. Türkiye'de birçok ailede büyüklere davetiyeyi elden götürmek hâlâ bir saygı göstergesi sayılır. Bu yüzden çoğu çift karma bir yol izler.

• Aile büyükleri, ailenin yakın dostları ve protokol gerektiren misafirler: basılı davetiye, mümkünse elden. Ardından aynı davetiyenin dijital kopyasını da gönderin; konum bağlantısı telefonlarında dursun.
• Arkadaşlar, iş arkadaşları ve genç akrabalar: dijital davetiye çoğu zaman yeterlidir ve daha hızlı yanıt alırsınız.
• Uzakta yaşayan ve düğüne gelemeyecek olsa da haber vermek istediğiniz kişiler: dijital davetiye ve kişisel bir not.
• Emin olamadığınız durumlarda ailenize danışın. Basılı davetiyenin elden verilmesi beklenen bir kişiye yalnızca mesaj atmak kırgınlık yaratabilir.

Karma yolu seçerseniz iki davetiyenin tasarımı ve bilgileri birebir aynı olmalı. Basılıda bir saat, dijitalde başka bir saat yazması en sık rastlanan karışıklıklardandır; son düzeltmeyi yaptıktan sonra ikisini yan yana koyup karşılaştırın.

Dijital davetiyenin büyük kısmı WhatsApp'tan gider. Burada yöntem, davetiyenin kendisi kadar önemlidir.

• Herkesi tek bir gruba eklemeyin. Kalabalık bir grupta misafirler birbirinin numarasını görür, tebrik mesajları ve bildirimler herkesi bunaltır. Kişiye özel mesaj ya da yayın listesi daha saygılıdır; yayın listesinde mesaj her kişiye ayrı ulaşır.
• Mesaja kişinin adıyla başlayın. Aynı metni gönderseniz bile hitabı değiştirmek davetiyeyi kişisel kılar.
• Önce görseli, ardından mesajı gönderin; konum bağlantısını en sona koyun ki önizlemesi görünsün.
• Yaşı büyük misafirlere kısa bir sesli mesaj eklemek, yazılı mesajdan çok daha sıcak karşılanır.
• Yanıt gelmezse birkaç gün sonra tek bir nazik hatırlatma yeterlidir.

Kişiye, arkadaşa ve aile büyüklerine göre hazırlanmış WhatsApp davet mesajı örneklerini düğün davetiyesi sözleri rehberimizde bulabilirsiniz.

Dijital davetiyenin en büyük avantajlarından biri, yanıtların da aynı kanaldan hızla gelmesidir. Ama yanıtları düzenli tutmazsanız mesajların arasında kaybolur. Basit bir tablo bu işi çözer.

1. Misafir listesini bir elektronik tabloya aktarın: ad, telefon, kaç kişi davetli, davetiye nasıl gönderildi, gönderim tarihi.
2. Yanıt geldikçe "geliyor", "gelemiyor" ya da "belirsiz" diye işaretleyin ve gelecek kişi sayısını yazın.
3. Son yanıt tarihinden sonra yanıt vermeyenlere tek tek kısa bir hatırlatma yapın.
4. Kesinleşen sayıyı mekân ve yemek firmasıyla paylaşın, masa planını bu listeye göre yapın.

Link davetiye ya da çevrim içi bir form kullanıyorsanız yanıtlar sizin yerinize toplanır; yine de telefonla yanıt veren büyükleri listeye elle eklemeyi unutmayın.

• Görselin içine yazılan bağlantıya güvenmek. Görseldeki adres tıklanmaz; konum bağlantısını mutlaka mesaja yazın.
• Basılı tasarımı olduğu gibi göndermek. Yatay ve küçük yazılı bir tasarım telefonda okunmaz.
• Tarih yazımında gün adını atlamak ya da yanlış yazmak. Göndermeden önce takvimden kontrol edin.
• Herkesi aynı gruba eklemek ve misafirlerin numaralarını birbirine açmak.
• Davetiyeyi gönderip hatırlatmayı unutmak. Düğünden birkaç gün önce atılan kısa bir mesaj, yanlış saatte gelen misafir sayısını azaltır.
• Değişen bir bilgiyi yalnızca bazı misafirlere bildirmek. Saat ya da mekân değişirse herkese aynı düzeltme mesajını gönderin.

Dijital davetiyeyle misafirlerinize telefondan ulaşmanın bir yolunu kurmuş olursunuz. Aynı yol düğünden sonra da işe yarar: o gece misafirlerin telefonlarında biriken fotoğrafları toplamak için. Davetiye ya da hatırlatma mesajına "Düğün gecesi masalardaki QR kodla fotoğraflarınızı bizimle paylaşabilirsiniz" gibi tek bir satır eklemek, misafiri önceden hazırlar.

Bi'dolu Anı'da misafirler masadaki QR masa kartını telefon kamerasıyla okutur ve uygulama indirmeden fotoğraf, video, ses kaydı ya da kısa bir not bırakır. Misafir yüklemesi etkinlik gününüzde açılır ve sonraki 14 gün açık kalır. Bu yüzden düğünden sonraki gün, davetiyeyi gönderdiğiniz kanaldan kısa bir teşekkür mesajı yazıp panelden kopyaladığınız misafir bağlantısını eklemek, telefonunda fotoğraf kalan misafirlere ulaşmanın en kolay yoludur.

QR kodun masada nasıl durması ve yanına ne yazılması gerektiğini düğün QR kodu nasıl hazırlanır rehberinde, fotoğraf toplamanın diğer yollarını ise düğün fotoğrafları misafirlerden nasıl toplanır yazısında anlattık.